POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

 § 1

  1. Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) stanowi zbiór zasad, wymogów i regulacji ochrony danych osobowych w firmie „Ogródek Dziadunia” Czesław Ślusarczyk Spółka Jawna (dalej jako Spółka).
  2. Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

 § 2

Polityka zawiera:

  1. opis zasad ochrony danych obowiązujących w Spółce,
  2. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).

 § 3

  1. Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:
    • a) Spółka;
    • b) wszyscy członkowie personelu Spółki.
  2. Spółka powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Spółkę. 

 § 4

Skróty i definicje

Polityka – niniejsza Polityka ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

Dane – dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane wrażliwe – dane specjalne i dane karne.

Dane specjalne – dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne – dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Dane dzieci – dane osób poniżej 16. roku życia.

Osoba – osoba, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Podmiot przetwarzający – organizacja lub osoba, której Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).

Profilowanie – dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Eksport danych – przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

IOD lub Inspektor – Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

RCPD lub Rejestr – Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

Spółka – „Ogródek Dziadunia” Czesław Ślusarczyk Spółka Jawna.

uodo – ustawa z dnia …….. 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2018r. poz.  ze zm.).

 § 5

Zasady ochrony danych w spółce

  1. Spółka przetwarza dane osobowe w oparciu o:
    1. legalność − Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem,
    2. bezpieczeństwo − Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie,
    3. prawa Jednostki − Spółka umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje,
    4. rozliczalność − Spółka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność z RODO.
  2. Spółka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
    1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm),
    2. rzetelnie i uczciwie (rzetelność),
    3. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność),
    4. w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja),
    5. nie więcej niż potrzeba (adekwatność),
    6. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość),
    7. nie dłużej niż potrzeba (czasowość),
    8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
  3. Spółka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Spółce (inwentaryzacja), w tym:
    1. przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe),
    2. przypadków przetwarzania danych osób, których Spółka nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane/UFO),
    3. przypadków przetwarzania danych dzieci,
    4. profilowania,
    5. współadministrowania danymi.
  4. Spółka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Spółce (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Spółce.
  5. Spółka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
    1. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
    2. inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Spółka przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki.
  6. Spółka spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
    1. przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków,
    2. weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających,
    3. zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane,
    4. stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
  7. Spółka stosuje metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), m. in.:
    1. zarządza adekwatnością danych,
    2. zarządza dostępem do danych,
    3. zarządza okresem przechowywania danych i dokonuje weryfikacji dalszej przydatności.
  8. Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
    1. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii,
    2. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie,
    3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka,
    4. posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji,
    5. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.
  9. Spółka stosuje zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Spółki, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
  10. Spółka weryfikuje, czy Spółka nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia   zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
  11. Spółka zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność (Privacy by design). W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Spółce uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
  12. Spółka weryfikuje, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz ustala wiodący organ nadzorczy i główną jednostkę organizacyjną w rozumieniu RODO.

 § 6

Inwentaryzacja

  1. Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych.
  2. Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
  3. Spółka identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem.
  4. Spółka identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z RODO.

 § 7

Rejestr Czynności Przetwarzania Danych

  1. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych (RCPD) stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
  2. Spółka prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
  3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Spółce rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
  4. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Spółka uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Spółka odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (vii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (viii) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
  5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Spółka rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.

 § 8

Podstawy przetwarzania

  1. Spółka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
  2. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Spółki) Spółka dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
  3. Zgoda osoby, której dane dotyczą jest zawsze potrzebna, jeżeli nie istnieje żadna inna przesłanka legalności przetwarzania określona w art. 6 RODO.
  4. W przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, Spółka jest zobowiązana poinformować tę osobę o:
    1. adresie swojej siedziby i pełnej nazwie,
    2. celu zbierania danych, a w szczególności o celach znanych w czasie udzielania informacji, przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,
    3. prawie dostępu do treści swoich danych, usuwania, poprawiania, przenoszenia i wnoszenia sprzeciwu,
    4. dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej,
    5. dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo danych.
  5. Poinformowanie powinno mieć charakter indywidualny w tym znaczeniu, iż nie może być zastąpione, np. ogłoszeniem czy też adnotacją umieszczoną w regulaminie, jeśli osoba nie ma możliwości bezpośrednio zapoznania się z jego treścią.
  6. Zgoda winna spełniać warunki określone w art. 7 RODO.
  7. W przypadku zbierania danych osobowych nie od osoby, której dane dotyczą, Spółka jest zobowiązana poinformować tę osobę o:
    1. adresie swojej siedziby i pełnej nazwie,
    2. celu i zakresie zbierania danych, a w szczególności o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,
    3. źródle danych,
    4. prawie dostępu do treści swoich danych, usuwania, poprawiania, przenoszenia i wnoszenia sprzeciwu,
    5. dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo danych.

 § 9

Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych

  1. Spółka dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
  2. Spółka ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Spółki informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Spółce, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze Spółką w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
  3. Spółka dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
  4. Spółka wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
  5. W celu realizacji praw jednostki Spółka zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.
  6. Spółka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

 § 10

Obowiązki informacyjne

  1. Spółka określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
  2. Spółka informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
  3. Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
  4. Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
  5. Spółka określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
  6. Spółka informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
  7. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
  8. Spółka informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
  9. Spółka informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
  10. Spółka bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

 § 11

Prawa osób trzecich

  1. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Spółka wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Spółka może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
  2. Spółka informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
  3. Spółka informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
  4. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Spółka informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Spółka nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
  5. Na żądanie Spółka wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.
  6. Spółka dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
  7. Spółka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Spółka nie musi przetwarzać danych, które są Spółce zbędne). Spółka może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
  8. Na żądanie osoby, Spółka usuwa dane, gdy:
    1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
    2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
    3. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
    4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
    5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
    6. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).
  9. Spółka określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
  10. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółkę, Spółka podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
  11. W przypadku usunięcia danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
  12. Spółka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
    1. osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
    2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
    3. Spółka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
    4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
  13. W trakcie ograniczenia przetwarzania Spółka przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
  14. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
  15. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
  16. Na żądanie osoby Spółka wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Spółki.
  17. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Spółkę w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Spółce zadanie w interesie publicznym, Spółka uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
  18. Jeżeli Spółka prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Spółka uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
  19. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Spółkę na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Spółka uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
  20. Jeżeli Spółka przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Spółka zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Spółki, chyba że taka automatyczna decyzja (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Spółką; lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.

 § 12

Minimalizacja

  1. Spółka dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem:
    1. adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania),
    2. dostępu do danych,
    3. czasu przechowywania danych.
  2. Spółka zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
  3. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
  4. Spółka przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
  5. Spółka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).
  6. Spółka stosuje kontrolę dostępu fizycznego.
  7. Spółka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
  8. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. Szczegółowe zasady kontroli dostępu logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa informacji Spółki.
  9. Spółka kontroluje cykl życia danych osobowych w Spółce, w tym dokonuje weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.
  10. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Spółki, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółkę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, w tym wymogi usuwania danych.

  § 13

      Bezpieczeństwo

  1. Spółka zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Spółkę.
  2. Spółka przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
    1. Spółka zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych,
    2. Spółka kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają,
    3. Spółka przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Spółka analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia,
    4. Spółka ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Spółka może ustalić jako przydatne i stosować takie środki i podejście jak:
      1. i) pseudonimizacja,
      2. ii) szyfrowanie danych osobowych,
      3. iii) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego      zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i    usług przetwarzania,
      4. iv) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i     dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
  3. Spółka dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. W razie takiej potrzeby Spółka przyjmie metodykę oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych.
  4. Spółka stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.
  5. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Spółce i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Spółkę dla tych obszarów. „Instrukcja zarządzania systemem informatycznym” stanowi załącznik nr 2 do Polityki.
  6. Spółka stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
  7. Procedura postępowania oraz zarządzanie incydentami naruszenia ochrony danych stanowi Załącznik nr 3 do Polityki – „Procedura postępowania oraz zarządzanie incydentami naruszenia ochrony danych”

 § 14

                   Podmioty przetwarzające

  1. Spółka stosuje zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Spółki w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Spółce.
  2. Spółka przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 4 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.
  3. Spółka rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z umowy powierzenia danych osobowych.

 § 15

   Eksport danych

  1. Spółka rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2018 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).
  2. W celu uniknięcia sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Spółka okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

 § 16

            Procedury nadawania lub zmian uprawnień do przetwarzania danych osobowych

  1. Każdy użytkownik systemu przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych jest zobowiązany zapoznać się z następującymi dokumentami:
    1. ustawą o ochronie danych osobowych
    2. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1)
    3. rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz.1024 ze zm.)
    4. niniejszą Polityką Ochrony Danych Osobowych.
  2. Zapoznanie się z powyższymi dokumentami użytkownik potwierdza własnoręcznym podpisem na oświadczeniu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5.
  3. Przetwarzania danych osobowych, w tym jako użytkownik systemu informatycznego może dokonywać jedynie pracownik upoważniony przez administratora danych osobowych. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 6.
  4. Pracownik ma prawo do wykonywania tylko tych czynności, do których został upoważniony.
  5. Pracownik ponosi wszelką odpowiedzialność za czynności, które podejmuje przy przetwarzaniu danych osobowych.
  6. Wszelkie przekroczenia lub próby przekroczenia przyznanych uprawnień, traktowane będą jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
  7. Administrator danych osobowych w każdym momencie może cofnąć przyznane pracownikowi uprawnienia. Wzór cofnięcia uprawnień stanowi Załącznik nr 7.
  8. Pracownik uprawniony do przetwarzania danych osobowych zobowiązany jest do zachowania ich w poufności oraz dołożenia wszelkich starań, aby te dane osobowe nie zostały przekazane osobom nieuprawnionym. Wzór oświadczenia o zachowaniu w poufności stanowi Załącznik nr 8.
  9. Administrator danych osobowych prowadzi rejestr upoważnionych pracowników i ich uprawnień w systemie informatycznym. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 9.

 § 17

          Projektowanie prywatności

  1. Spółka zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.
  2. W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Spółkę odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.

 § 18

Postanowienia końcowe

  1. Aktualizacja wzorów stanowiących załączniki do Polityki nie wymaga jej zmiany. Spółka prowadzi zbiór wzorów będących załącznikami do Polityki, z zaznaczeniem okresu, od którego obowiązują.
  2. Integralną część Polityki stanowią:
    1. wzór rejestru czynności przetwarzania danych – załącznik nr 1,
    2. instrukcja zarządzania systemem informatycznym – załącznik nr 2,
    3. procedura postępowania oraz zarządzanie incydentami naruszenia ochrony danych – załącznik nr 3,
    4. wzór umowy powierzenia przetwarzania danych – załącznik nr 4,
    5. wzór oświadczenia o zapoznaniu się z dokumentami – załącznik nr 5,
    6. wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych – załącznik nr 6,
    7. wzór cofnięcia uprawnień do przetwarzania danych – załącznik nr 7,
    8. wzór oświadczenia o zachowaniu w poufności – załącznik nr 8,
    9. wzór rejestru upoważnionych pracowników i ich uprawnień w systemie                       informatycznym – załącznik nr 9.